電子印鑑の使い方やメリットについて

近年デジタルファースト法が成立され働き方改革なども推奨されるなど、デジタル化やペーパーレス化が叫ばれる中、
最近ではリモートワークを導入する企業が増えており、リモートワークでも承認決裁ができる電子印鑑が注目を集めています。

しかしながら、社内文書や稟議書、回覧文書、取引先への見積書・請求書・発注書等、企業間や社内ではまだまだ紙ベースの書類が多く存在します。
メールでのやりとりはしているものの昔からの商習慣で押印をするために一度印刷をし、押印後にスキャンするという作業をしている会社も少なくないのではないでしょうか。
ニュースやワイドショーでははんこ文化のせいだ、などと揶揄されていますが、実際には社内ルールの問題です。
そんな時に役立つのが電子印鑑です。
これを機に電子印鑑を導入し、時間・コストの削減と作業の効率化をしてみませんか？
今回は電子印鑑とはどのようなものなのか、メリット・デメリットなどについてご説明いたします。

・電子印鑑と実物の印鑑(はんこ)の違いとは

まず初めに、実物の印鑑と電子印鑑とでは何が違うのでしょうか？
電子印鑑とは文字通りデータ化された印鑑(はんこ)のことで、あくまでデジタル書類に使う物として「証明する能力」があるものではありません。
日本で昔から行われてきている紙に「捺印する」という行為を電子化し、電子文書に捺印できる「パソコン上で使える印鑑(はんこ)」として作られ、
ＰＤＦやＥｘｃｅｌ・Ｗｏｒｄなどで作成したパソコン上の文書に画面上で押印することができます。

ですが、電子印鑑の効力は認印と同等程度とされているため、重要な書類や契約書に対して使う事はオススメしておりません。
そういった重要な書類である場合には実物の印鑑(はんこ)を押印し、社内のやりとりや、取引先との納品書、請求書、見積書などを
デジタル化する際に商習慣として押印する角印を電子印鑑とする事で、コスト･手間の削減を目的とします。

実際の印影

電子印鑑

実物の印鑑(はんこ)と電子印鑑を上手く使い分ける事が重要です。

①会社同士のやり取りで使用する文書

会社同士で使用するいわゆる「社外文書」の場合は、
まずは相手先が電子ファイルに対応しているか電子印鑑(はんこ)でも構わないのかを確認する必要があります。
最近では、取引開始後の書類は電子書類・デジタルデータでもＯＫとする会社が増えてきていますが、
まだまだ普及しているとは言えないので、注意が必要です。
注文書、発注書、見積書、納品書、請求書などさまざまの用途がありますが、
重要な書類や契約書に対して使う事はやはりオススメできません。

②会社内でのやりとりで使用する文書

会社内で使用するいわゆる「社内文書」は社内規定によりますが、業務の効率化を優先し、
簡易な報告書や申請書は電子印鑑で済ませて印刷と捺印の手間を無くす企業様が増加しています。
また後程ご説明いたしますが、コスト削減にもつながるので今後も増えていく可能性は大いにあります。
稟議書、申請書、報告書、始末書、回覧書類などの用途があります。
今最も注目され導入されているのがこの用途ではないでしょうか

・電子印鑑の効力はどのぐらいあるのか？

先にもお伝えしてる通り、電子印鑑の効力は認印と同等程度とされています。
そもそも印鑑(はんこ)の役割とは、印鑑(はんこ)が押されていることによって書類の内容に対して「確認済み・承認済み」という意思表示になります
しかしあくまで認印として使う分には問題ありませんが
「証明する能力があるもの」とはいえません

そのため契約書等の重要な書類については、実際の印鑑(はんこ)にて押印することが推奨されています
また、デジタル化やペーパーレス化が推進されてきている現在、電子印鑑は広まりつつあるとはいえ、
ビジネスシーンにおいてもまだまだ電子印鑑の普及は高いとは言えません。
そのため、せっかくこちらが電子印鑑を導入したとても取引先などが対応していなければ使用することはできませんよね。
紙文化の強い昔気質の企業では、電子印鑑のシステムやセキュリティが理解されず使用を拒否されてしまう…なんて可能性もあります。
一番良い活用法としては、社内と社外であったり、書類の重要度等で使い分ける事かもしれません。
社内文書や稟議書、回覧文書、取引先への見積書・請求書・発注書など社内での書類であれば、
今からでも検討しておいてもいいかもしれません。

①作業効率アップ

メールで文書などを送る場合、従来だと資料を一旦プリントアウトし押印してそれをスキャンで取り込み送るといった作業がありますが、
電子印鑑はパソコン上でその作業がすべて完結させることが可能です。
パソコン上で電子文書に目を通して押印し、そのまま次の人にメールや共有フォルダ上で書類を送信、回覧することができます。
そのため、作業時間が圧倒的に減り、作業の効率化が進みます。
またリモートワーク中などでも効果を発揮します

②コストの削減

毎日大量の書類を印刷をして捺印してると、それが積み重なれば経費もかさんできます。
電子印鑑を使用すれば、パソコン上ですべて完結できてしまうため紙に印刷する必要がなくなるので、
プリントアウトの用紙代、インク・トナー代、朱肉代の削減や、請求書などを郵送する場合は郵送代や封筒代の削減など
さまざまな経費の削減ができます。
これは毎日・毎月のコスト削減になりますので、細かいですが、年間で考えると大きく違いが出てきます。

③紙資料の削減

紙に印刷した大量の書類資料のファイルは管理するのも大変です。またそれだけのスペースを確保しておくのも大変ですよね。
電子書類と電子印鑑を利用すれば、すべてパソコン上に保管されるため管理が簡単な上に、保管場所の必要なくなります。
また検索も簡単にできるため、膨大な紙書類の中から過去の書類を探す手間もはぶけて、時間の短縮にもなります。

では電子印鑑はどのように使用すればいいのでしょうか。
まず一般的に電子印鑑には２種類のものがあります。
ひとつは単純に印影を「画像データ化」したものです。
中にはフリーで作成できるソフトやサービスもありますが
書体が固定されていたり、同じ名前だと全く同じになる事が多いです

もうひとつは印影の画像とあわせて、「いつ」「誰が」「どの文書に押したのか」などの押印情報が保存されるものです。
有料の電子契約ソフトなどで作成するもので、セキュリティ性の高い電子印鑑になります
どちらもＰＤＦやＥｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄで簡易的に貼りつけできるｐｎｇ形式のものなどが多いです。
但し導入コストであったり、月額等のコストが当然かかってきます。

当社でも電子印鑑をご注文いただけます。

フロム・インの電子印鑑は主にＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＥｘｃｅｌやＷｏｒｄでの利用を想定しています。
上記で書いた印影を画像データ化したものになりますので
システム導入費や月額等で経費が掛かることはありません。
一度購入すればそれを無期限で使用いただけます
ご利用にあたって、ＥｘｃｅｌやＷｏｒｄの使い方などはお客様のお使いのバージョンやOS環境を当社で再現することが難しいため、
すべての条件下での使い方マニュアルや使い方のサポートなどを提供することができません。
上記ページにて簡単なマニュアルをご紹介しておりますので、一度ご覧ください。
またサンプルもご用意していますので、ＥｘｃｅｌやＷｏｒｄ以外での利用にあたっては十分にテストをされることオススメいたします。

今後リモートワークが当たり前になり、さらなる普及が予想される電子印鑑ですが、
経費や時間の削減などとても便利で使いやすい反面、
証明能力があるわけでは無いので、それを念頭におきつつ
実物の印鑑(はんこ)と電子印鑑を上手く使い分ける事が作業の効率化だけでなく、
セキュリティも視野に入れた本当の意味での業務の合理化と言えるのではないでしょうか。
また使用する際には、相手の企業の導入体制が整っているかをあらかじめ確認することもお忘れなく。